du 22 Mars 2024
ARTICLE 1 –
En application de l’article 17 des statuts datés du 23 Avril 2016,le règlement intérieur suivant, approuvé par l’Assemblée Générale Annuelle du 22 Mars 2024, est applicable aux activités du Centre Généalogique du Midi Provence (CGMP dans le texte).
Il pourra être modifié, après discussion en Conseil de Coordination Régional * : (CCR dans le texte) chaque fois que nécessaire ;les modifications devront être approuvées en Assemblée Générale.
- Le Conseil d’Administration du CGMP est dénommé Conseil de Coordination Régional (CCR).
ARTICLE 2 – RESSOURCES (cf. art 8 des statuts)
Chaque association adhérente verse :
- les dons et les produits financiers de toute nature.
- les cotisations revenant au CGMP et le montant des abonnements à la revue régionale « PROVENCE GENEALOGIE », reversés par les associations adhérentes.
Chacune adresse, avant le 1ᵉʳ mars de chaque année, au Trésorier du CGMP, un règlement libellé à l’ordre du CGMP, d’un montant égal au produit du nombre de ses adhérents réels au 31 décembre de l’année précédente par celui de la cotisation revenant au CGMP et un règlement du montant des abonnements à PROVENCE-GENEALOGIE accompagné des nom, prénom, adresse postal / courriel et numéro d’adhérent.
ARTICLE 3 – CONSEIL DE COORDINATION RÉGIONAL (C.C.R.). (cf article 9 des statuts)
Le CCR est l’appellation historique du Conseil d’Administration qui gère l’Union (cf. article 9 des
statuts). Le cumul des présidences du CGMP et d’une association adhérente n’est pas permis. De
même, le Président du CGMP ne peut être considéré comme représentant une association adhérente.
ARTICLE 4 – RÉUNIONS DU CONSEIL DE COORDINATION RÉGIONAL (C.C.R.) (cf art.10 des statuts)
Le Président fixe le lieu et la date de chaque réunion et établit l’ordre du jour. Il fait adresser une convocation à chaque membre au moins quinze jours à l’avance, sauf urgence.
L’Association qui souhaite voir évoquer une question lors d’une séance du CCR, adressera au Président, huit jours à l’avance, sauf urgence, le texte de sa question accompagné d’une argumentation sommaire. Les questions diverses présentées en séance et ne présentant pas un caractère modificatif des statuts ou du présent règlement sont admises.
Tous les documents nécessaires à la discussion doivent être envoyés tout comme la convocation au moins 15 jours à l’avance. Chaque question inscrite à l’ordre du jour devra être discutée et aboutir à une conclusion. Celles qui, faute de temps ou d’éléments suffisants, n’auront pu être évoquées, seront automatiquement reportées à la réunion suivante.
Parmi les membres du CCR un administrateur sera élu pour représenter le CGMP au sein du Conseil d’Administration de la Fédération pendant la durée de son mandat en cours.
Les séances du CCR donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal soumis à l’approbation du CCR au début de la séance suivante. A la condition d’en remettre le texte au secrétaire de séance, dans les huit jours qui la suivent, chaque conseiller peut exiger que son intervention figure « in extenso » dans le procès-verbal.
ARTICLE 5 – RÉCOMPENSES : elles sont attribuées lors des Journées régionales :
1) LES PRIX :
Prix Paul GUEYRAUD
Ce prix, créé pour perpétuer la mémoire de l’Abbé Paul GUEYRAUD, ancien Président du CGMP, est décerné sur décision du CCR à un adhérent membre d’une association du CGMP ayant rendu des services éminents.
Prix Yvan MALARTE
Ce prix, comme celui de l’Abbé Paul GUEYRAUD, rappelle le souvenir d’Yvan MALARTE, fondateur du CGMP. Il pourra être attribué par leCCR à un adhérent membre d’une association du CGMP qui se seradistingué par ses travaux personnels.
Prix littéraire
Ce prix, créé pour participer à l’édition d’un ouvrage rédigé par un membre
du CGMP, est décerné sur décision d’un jury de 4 personnes, nommées au cours d’un CCR
précédant les Journées régionales.
2) LES BREVETS :
: Pour encourager les travaux généalogiques de ses membres et en favoriser le
dépôt à la bibliothèque Yvan Malarte, le CGMP a établi un système de brevets :
Brevet du 1ᵉʳ degré :
il est délivré par le président du CGMP au membre d’une association
départementale qui aura adressé à son Président, sur imprimé n° 4, un tableau d’ascendance
de 8 quartiers, inédit et réalisé à partir de ses travaux, mentionnant les noms, prénoms, dates
et lieux de naissance, mariage et décès des ancêtres. Le Président de l’association
départementale procède aux vérifications qu’il estime nécessaires, accorde si besoin est, des
dérogations et décerne le brevet.
Brevet du 2ᵉ degré :
il est délivré par le Président du CGMP au membre d’une association départementale qui aura adressé, via le Président de son association, au Commissaire aux brevets sur imprimé N° 6, une liste de 64 ancêtres (32 quartiers) comportant les renseignements énumérés au paragraphe précédent. Le Commissaire aux brevets procède aux vérifications nécessaires et propose, si besoin est, des dérogations.
Brevet du 3ᵉ degré :
il est délivré par le Président du CGMP, dans les mêmes conditions que précédemment, au membre d’une association départementale qui aura adressé une liste d’au moins 256 ancêtres, étant entendu que, compte tenu des manquants pouvant apparaître à ce stade de la ligne généalogique directe, ceux-ci pourront être compensés par un nombre égal d’ancêtres antérieurs d’autres lignées. De même, seront comptabilisés pour leur totalité les ancêtres apparentés à plusieurs générations différentes (implexes).
3) LE DIPLÔME :
Il est délivré par le Président du CGMP, sur proposition du Président d’une
association adhérente, aux membres de son association en récompense d’un travail de synthèse
(monographie familiale, généalogie descendante, dépouillement systématique, etc.).Il est délivré par le Président du CGMP, sur proposition du Président d’une association adhérente, aux membres de son association en récompense d’un travail de synthèse (monographie familiale, généalogie descendante, dépouillement systématique, etc)
ARTICLE 6 – PROVENCE GENEALOGIE
La revue trimestrielle PROVENCE GENEALOGIE est la propriété de tous les adhérents des associations membres du CGMP qui sont invités à alimenter ses rubriques. Les auteurs des articles publiés sont responsables des opinions qu’ils expriment.
La revue est éditée sous la responsabilité d’un directeur de la publication qui peut être le président du CGMP.
Par ailleurs, un Comité de Rédaction dont les membres sont désignés chaque année par le CCR, fonctionne selon les règles qu’il se fixe et décide de la composition de la revue : priorités,opportunités, etc.
Un calendrier de parution sera établi par le CCR et devra être respecté.
Son prix de vente est fixé annuellement par le CCR :
-#Prix par abonnement annuel
- Prix pour vente au numéro
Sa diffusion est ouverte, le plus largement possible, en dehors des membres des associations du CGMP.
Le CGMP, afin de garantir sa responsabilité civile, assure l’ensemble des diverses activités qu’il organise ou celles auxquelles il participe.
ARTICLE 7 – ASSURANCES.
Le CGMP, afin de garantir sa responsabilité civile, assure l’ensemble des diverses activités qu’il organise ou celles auxquelles il participe.
ARTICLE 8 – SPONSORS ET ACTIONS PUBLICITAIRES.
Afin d’assurer un financement supplémentaire aux ressources désignées à l’article 8 des statuts du CGMP ratifiés en assemblée générale, des annonces publicitaires pourront être publiées dans la revue PROVENCE GENEALOGIE.
Le Bureau décidera du nombre d’annonces à paraître ainsi que de leur prix.
ARTICLE 9 – DOSSIER DE PRESSE ET COMMUNICATIONS.
Pour mieux faire connaître l’action généalogique de nos associations,un dossier de presse est réalisé afin d’être déposé, chaque fois que nécessaire, auprès des médias et des services administratifs.
ARTICLE 10 – EXECUTION DES MOUVEMENTS BUDGETAIRES
Les dépenses :
pour toute représentation du CGMP, le Président ou son représentant, est
remboursé pour les frais de déplacements, à partir du domicile de la personne, selon le barème de la
direction des Impôts ou selon des frais réels en voiture : carburant et autoroute (sur Via Michelin
par exemple). Les frais d’hébergement ne dépasseront pas, pour une nuitée, 70€ en province et 90€
pour Paris et sa couronne. Les repas ne sont pas remboursés.
Le Trésorier remboursera directement ces frais dans la limite du budget du CGMP et un
montant plafond sera fixé par le Bureau.
Les recettes :
en cas de recette non prévue au budget, le Bureau décidera de son affectation.
Les Journées régionales :
Une participation financière de toutes les associations de l’Union a
été décidée par le CCR du 17 novembre 2023. Chaque association versera aux organisateurs de ces
Journées régionales, en fonction du nombre d’adhérents au 31 décembre précédent, une somme fixée
par le CCR.
Une base de données généalogique intitulée « MIGRANTS » est versée sur les sites de BIGENET et de GENEABANK.
ARTICLE 11 – LES TRAVAUX
La mutualisation des travaux, notamment des relevés des actes réalisés par les associations composant le CGMP est recommandée, sauf opposition du releveur.
ARTICLE 12 – PROCURATIONS & SCRUTIN
1. CONSEIL DE COORDINATION GÉNÉRAL
Quorum
Il n’y a pas de Quorum nécessaire pour que le C.C.R. puisse délibérer normalement.
Délégation de pouvoir
Le nombre de procuration par personne est limité à trois (3). Il sera
procédé au remplacement définitif d’un membre du CCR après 3 absences consécutives aux réunions
sans procuration. Le remplaçant sera désigné par son association d’origine.
Scrutin
Le scrutin se déroule à main levée, sauf si un (1) membre du conseil demande que le vote se déroule à bulletins secrets.
2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Quorum
Le Quorum doit être égal à la moitié plus un (1) des membres inscrits de l’association, à jour de leurs cotisations l’année de l’exercice. Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais, il est constaté que le quorum n’est pas atteint et il est procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une Assemblée Générale Extraordinaire.
De ce fait le quorum est atteint et l’assemblée se déroule normalement.
Les pouvoirs reçus pour l’A.G.O, restent valables pour cette Assemblée Générale Extraordinaire.
Délégation de pouvoir
La délégation de pouvoir. Elle est admise. Le nombre maximum de pouvoir par membre de l’association ne peut dépasser le nombre de trois (3), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Ordinaire.
Scrutin
Les votes ont lieu à mains levées. Sur demande d’un Conseiller, ce vote peut avoir lieu à bulletin secret. L’adhérent qui désire qu’un sujet soit abordé dans les questions diverses devra, par écrit, demander au Président que le sujet soit inscrit à l’ordre du jour.
Cette demande doit être formulée, au plus tard, huit jours avant l’Assemblée Générale.
Validité des votes
Le vote doit être statué à la majorité de la moitié + un –(1/2+1) des voix des membres présents ou représentés.
3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
Quorum
Le Quorum doit être égal au quart au moins des membres du Conseil de Coordination Régional.
Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais, il est constaté que le quorum n’est pas atteint et il est procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire.
De ce fait le quorum est atteint et l’assemblée se déroule normalement.
Les pouvoirs reçus pour l’A.G.E, restent valables pour cette nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire.
Délégation de pouvoir
La délégation de pouvoir est admise. Le nombre maximum de pouvoir par membre d’une association ne peut dépasser le nombre de trois (3), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Extraordinaire.
Validité des votes
Le vote doit être statué à la majorité des trois quarts des voix des membres présents ou représentés.
| Le Président
Jean-Claude BARBIER |
Le Secrétaire général
Véronique GENNET |